Können agile Methoden Projekte retten?

Aus dem CAS Innovation Management der HWZ berichten Sybille Vorburger und Lukas Kälin.

Warum nur scheitern viele Projekte, obwohl sie erfolgsversprechend sind? Warum werden viele Projekte nur mich Ach und Krach zu Ende gebracht? Die Gründe fürs Scheitern der Projekte sind in der Regel immer die selben.

Agile Entwicklungsmethoden setzen genau hier an und zeigen Lösungswege auf, welche die erwähnten Merkmale zu verhindern versuchen. Wir stellen davon die offensichtlichsten vor und erklären, wie agile Lösungen daraus resultieren. 

Mangelhafte Kommunikation

Eine transparente und zielführende Kommunikation ist essentiell, um ein Projekt erfolgreich durchzuführen. Der Dichter Christian Morgenstern sagte einmal: «Alles, im Kleinen und Grossen, beruht auf Weitersagen. Wenn nun auch noch das Zuhören hinzukommt, dann klappt es auch mit dem Projekt.»

  • Durch das Daily Standup Meeting, welches bewusst klein gehalten wird, tauscht sich das Team täglich aus. So ist jeder im Team immer auf dem laufenden und Missverständnisse untereinander können sofort geklärt werden. Im Planning Meeting am Anfang jedes Iterationszyklus können auch übergeordnete Themen mit Personen ausserhalb des Teams geklärt werden.

Unklare Rollenverteilung

Die Rollen in einem Projekt müssen klar definiert sein, nur so können Konflikte vermieden werden. Ohne klare Definition kennen die Mitarbeiter weder ihre Aufgaben noch Kompetenzen in einem Projekt.

  • In einem agilen Team sind die Rollen klar definiert und abgekoppelt von der Projektleitung. Innerhalb des Teams managen sich die Mitglieder selber und die Aufgaben werden je nach Kompetenzen verteilt, so dass sie von mindesten einem Mitglied bewältigt werden können. Darüber hinaus macht die offene Zusammenarbeit und Kommunikation einen Wissensaustausch viel einfacher.

Schlechte Ressourcenverfügbarkeit

Viele Mitarbeiter arbeiten „Teilzeit“ in Projekten. Die Doppelbelastung führt zu Frustrationen bei Mitarbeitern und es können enorme Zeitverzögerungen entstehen. Dies führt wiederum zu verärgerten Kunden und Auftraggebern.

  • Durch die Sichtbarkeit und Skalierbarkeit der Aufgaben sind Doppelbelastungen und Konflikte schnell erkennbar und es kann sofort gehandelt werden. Das Scrum- oder Kanban-Board hilft hier für klare Transparenz. Jeder weiss, wer wie fest ausgelastet ist und woran er gerade arbeitet.

Projektziel ist unklar

Die Anforderungen und Ziele müssen bereits vor Projektstart klar definiert sein. Ebenfalls müssen die Ziele allen Projektbeteiligten bekannt sein. Mithilfe der Projektziele kann der Erfolg eines Projektes klar gemessen werden.

  • Durch das Backlog sind die Ziele klar definiert und für jeden von Anfang an bekannt. Der Fortschritt wird auf einem Board festgehalten und sorgt für einen sichtbaren Stand des Projektes.

Keine Lessons Learned

Damit begangene Projektfehler in Zukunft vermieden werden ist es wichtig, immer wieder sogenannte Retroperspektiven durchzuführen. Diese sollten nicht erst am Schluss von einem Projekt durchgeführt werden, sondern auch nach Teilabschlüssen stattfinden. Leider finden Lessons Learned selten statt und die Erkenntnisse fliessen nur vereinzelt in neue Projekte ein.

  • Die Retrospektive ist ein integraler Bestandteil eines agilen Iterationszyklus. Dort wird in der Regel nach zwei Wochen zurückgeschaut und diskutiert, was gut gelaufen ist und wo noch Verbesserungspotenzial vorhanden ist. Im nächsten Zyklus werden die Verbesserungen umgesetzt und falls nötig, in der nächsten Retrospektive bewertet.

Kein Teamwork, miserabler Teamspirit

Gute Teamarbeit wirkt sich positiv auf das Projektergebnis aus und die Zusammensetzung des Projektteams muss stimmen. Generell gilt: so klein wie möglich und so gross wie nötig. Es sollte sowohl auf die fachliche als auch auf die soziale Ausgewogenheit in der Teamzusammensetzung und -struktur geachtet werden.

  • Teams in agilen Entwicklungsprojekten sorgen nicht primär für ein besseres soziales Gefüge. Jedoch wird durch die offene Zusammenarbeit und die gut gemischten Kompetenzen der Teammitglieder der Teamgeist gefördert.

Projekt nicht gestoppt / Kein Mut für Veränderung

Entscheidungen sind schwierig, müssen aber gefällt werden. Wenn ein Projekt zum Erfolg führen soll, kann ein Projektleiter es nicht allen recht machen. Er muss den Mut aber auch die Kompetenz erhalten, ein Projekt zu stoppen oder Veränderungen in Auftrag geben zu können.

  • Veränderungen in agilen Teams sind schneller umsetzbar und sichtbar, es kann zeitnah reagiert werden. Bei einem Projektstopp ist ein Teil des Produktes lauffähig und kann wiederverwendet werden.

Selbstverständlich gibt es noch viele andere Regeln, welche zu einem Scheitern von einem Projekt führen. Wichtig ist aber, dass die oben aufgeführten Punkte im positiven Sinn auch ein normal geführtes Projekt zum Erfolg führen können. Doch die agile Methode erlaubt es auf eine sichtlich einfachere Weise.

Photo by Margarida CSilva on Unsplash

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